采购交期管理制度

制度

名称

××公司采购交期管理制度

编    号

执行部门

第1章  总则

第1条  目的

为了加强交期管理，确保采购物资的交货期限，特制定本制度，以保证企业生产经营活动的顺利开展。

第2条  适用范围

本制度适用于本公司所有采购项目的交期管理。

第3条  职责分工

采购部进度控制主管在采购部经理的指导下具体负责采购交期管理的各项工作。

第2章  采购交期的相关说明

第4条  明确交期管理的重要性

交期管理是采购管理的重要一环，确保交期是为了达到“在必要的时间提供生产所必需的物料，以保障生产及合理生产成本”的目标。

第5条  采购交期的要件

采购交期是指从采购订货之日起到供应商送货到库之日止的这段时间，具体前置时间构成为：

1．行政作业前置时间：即采购部与供应商之间共同为完成采购行为所必须进行的文书及准备工作用时。

2．原料采购前置时间：即供应商为了完成客户订单，向其供应商采购必要的原材料所花费的时间。

3．生产制造前置时间：即供应商内部的生产线制造出订单上所定货物的生产用时。

4．运送前置时间：即订单完成后，货物从供应商生产地送达客户指定交货地点所花费的时间。

5．验收检验前置时间：即到货卸货及物资质量、数量、种类、规格等的检验所用时间。

6．其它零星前置时间：即指那些不可预计的外部或内部因素所造成的延误以及供应商预留的缓冲时间。

第6条  明确采购交期延迟的原因

从采购交期的前置时间构成可以看出，本企业内部、供应商以及供应商的供应商、物流等都可能引起交期延迟，具体原因如下表所示。

造成交期延迟的原因解析表

序号

交期延迟原因

具体表现

1

供应商的责任

（1）接单量超过供应商的产能    （2）供应商技术、工艺能力不足

（3）供应商对时间估计错误      （4）供应商生产管理、品质管理不当

（5）供应商的生产材料出现货源危机

（6）供应商经营者的顾客服务理念不佳，欠缺交期管理能力

（7）不可抗力原因及其他因供应商责任所致的情形

2

采购部责任

（1）事先对供应商的供货能力等评估不准，选错供应商

（2）经验不足等导致业务手续不完整、下订单延误、进度掌握与督促不力

（3）价格决定不合理或勉强           （4）下单量超过供应商的产能

（5）更换供应商所致           （6）付款条件过于严苛或未能及时付款

（7）缺乏交期管理意识         （8）其他因采购原因所致的情形

3

其他部门责任

（1）请购前置时间不足或请购错误         （2）技术资料不齐备

（3）紧急订货或生产计划变更             （4）设计变更或标准调整

（5）订货数量太少                       （6）供应商品质辅导不足

（7）点收、检验等工作延误               （8）未按合同规定支付货款

（9）其他因本公司人员原因所致的情形

4

沟通不良所致

（1）未能掌握一方或双方的产能变化    （2）指示、联络不确实

（3）技术资料交接不充分              （4）品质标准沟通不一致

（5）单方面确定交期或交期理解偏差    （6）首次合作出现偏差

（7）未达成交期、单价、付款等问题的共识

（8）其他因双方沟通不良所致的情形

第3章  采购交期的管理

第7条  明确交期异常对企业的影响

交期异常包括交期延迟和交期提前，这两种情况都会对企业产生不良影响，具体表现如下表所示。

交期异常对企业的影响表现

序号

交期异常分类

不良影响的具体表现

1

交期延误

（1）会导致因生产制造部门断料而影响生产效率，若断料频繁，易导致互相配合的各部门人员士气受挫

（2）由于物料交期延迟，间接导致成品交期延迟，进而导致客户减少或取消订单，致使采购物料的囤积和给企业带来其他损失

（3）由于生产效率受影响，需要增加工作时间，导致制造费用的增加

（4）由于物料交期延误，采取替代品导致成本增加或品质降低

（5）交期延误，导致采购、运输、检验的成本增加

2

交期提前太多

（1）采购物资提前到库导致库存成本随之增加，若交期经常提前，导致库存囤积、空间不足，进而导致流动资金周转率下降

（2）允许交期提前，导致供应商优先生产高单价物料而忽略低单价物料

（3）交期提前频繁，使供应商对交期的管理松懈，导致下次或多次的延误

第8条  基于上述产生交期异常的原因及对企业的影响情况，采购部应与供应商、相关部门积极沟通、协作配合，做到“事前规划、事中控制、事后考核”，以保证采购物资的按期到位。

第9条  采购交期的事前规划

1．采购部要制订合理的购运时间，将请购、采购、供应商生产、运输及进料验收等作业项目所需时间予以事先规划确定，作为各部门的参照依据，同时在与供应商谈判时与之达成共识并在合同中予以明确。

2．制作订单时要预先明确交期及数量，大订单可采用分批交货方式进行。

3．了解供应商生产设备利用率，合理分配订单，保证数量、交期、品质的一致性。

4．请供应商提供生产进度计划及交货计划，尽早了解供应商的瓶颈与供应能力，便于采取对策。

5．采购人员及其他部门人员应尽量多联系其他物料来源，收集、查找替代品以备不时之需。

6．采购人员应根据物资数量及性质、路途远近及交通条件等因素选择合适的运输方式，若是公司自运，采购人员应考虑合理的运输路线，以节省运输费用和运输时间。

7．在采购合同中明确交期违约责任并与供应商达成共识，在采购合同条款中予以明确。

第10条  采购交期的事中控制

1．适时了解供应商之瓶颈，如有需要则提供必要的材料、模具、技术等支援给供应商。

2．采购跟单员应随时了解供应商生产效率及进度状况，必要时，向供应商施加压力，以获取更多的关照，适时考虑向替代供应商下单之必要性。

3．若交期及数量有变更应及时通知供应商，以维护供应商的利益，确保其配合本公司的需求；如果出现技术变更，应立即联系供应商停止原规格生产，并妥善处理遗留问题。

4．跟单员应加强交货前的稽催工作，提醒供应商及时交货。

5．及时安排技术、品管人员对供应商进行指导，必要时可以考虑到供应商处进行验货，以降低因进料检验不合格导致断料发生的情形。

第11条  事后考核保证采购交期

1．根据公司的供应商考核制度及时对供应商进行考核评鉴，将交期的考核列为重要项目之一，以督促供应商提高交期达成率。

2．对交期延迟的原因进行分析并研拟对策，确保重复问题不再发生。

3．依供应商考核结果与配合度，考虑更换、淘汰交期不佳的供应商，或减少其订单。

4．执行供应商的奖惩办法，必要时加重违约的惩罚力度，并对优良供应商予以适当的回馈。

第4章  附则

第12条  本制度由采购部负责制定、修改、解释。

第13条  本制度经总经理审批通过后，自颁布之日起实施。 

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审核人员

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审核日期

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