费用报销制度(企业财务制度)

                

财务费用报销制度

　　　　　　　　　　　　　　　　xx年12月

                       财务报销制度

                                第一章：总则 

第一条：为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,合理控制费用支出，特制定本制度。 

第二条：本制度根据公司的实际情况，将报销分为差旅费、办公费、招待费、交通费、通讯费等,以下分别说明相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。 

第三条：本制度适用公司总部。 

   第二章：费用报销基本制度及基本流程 

第四条：报销人必须取得合法有效的报销单据(发票)。 

第五条：费用报销单填写及票据粘贴要求： 

1、报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改； 

2、报销单封面与封面后的托纸必须大小一致，各票据不得突出于封面和托纸之外（票据过大时应按封面大小折叠好）； 

3、各票据应均匀贴在报销单封面后的托纸上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致； 

4、若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴； 

5、报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量张贴在一块，并按金额大小排列； 

6、报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额； 

7、报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写； 

8、报销单各项目应填写完整，大小写金额一致，并经部门领导有效批准； 

9、有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单； 

10、出租车票据需注明业务发生时间、起至地点、人物事件等资料；

11、报销时，除发票之外，需要有采购明细或招待明细等。如果只有收据，没有发票的，需要在收据上注明用途和明细。 

第六条：单笔报销总额超过2000元，需要提前一天通知财务备款。 

第七条： 在一个预算期内，各项费用的累积支出原则上不得超出预算，超出预算纳入对部门负责人的考核，特殊情况需公司负责人审批并执行追加预算程序。 

第八条：费用报销基本流程：    

财务审批采取逐级审批制，经办人—部门经理-出纳初审（包括发票是否符合要求、报销范围和标准是否符合规定）—分管领导—总经理—财务复审（包括流程是否走完、发票是否符合要求、报销范围和标准是否符合规定）—出纳付款。按权限规定，可在中间终止。

第九条：差旅费报销 

1、因公出差的办理程序 

1.1因公出差的员工必须事先填写“出差申请单”；销售体系需要填写“行程表”，注明出差随同人员、时间、地点、事由、天数、所需资金，经部门负责人、公司负责人审批签字。 

1.2出差人员借款需持批准后的“出差申请单”或“行程表”填写“借款申请单”，由部门负责人批准，公司负责人审批，财务负责人核准后方可借款，原则上前次出差没有报销，本次出差不予借款。 

1.3凡与原“出差申请单”规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、增加天数、人数、改乘交通工具需经部门负责人、公司负责人签署意见后方可报销。 

1.4出差期间发生的共同费用报销，报销单需有同行人员签名确认。 

1.5出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费标准填写“费用报销单”，后附“出差申请单”或“行程表”，执行费用报销流程。 

2、非销售体系差旅费标准 

补充说明： 

2.1 非销售体系报销说明

2.2住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，差额不予补偿，超出住宿标准部分由出差人自行承担。 

2.3报销天数按照交通工具出发时间到返回时间计算，12点之前出发及12点之后返回按一天计算，反之则按半天计算。 

2.4伙食和交通补助依据实际出差天数凭相应发票结算，原则上采用额度内实报实销形式，特殊情况需要上报公司负责人审批。 

2.5出差期间招待客户需要事先经公司负责人同意后方可报销招待费，回来后补办招待申请程序。 

2.6出差时由对方单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。 

2.7不同级别的人员一同出差所乘交通工具可享受最高级别所使用的工具。 

2.8部门经理以下（含部门经理）出差确需乘坐飞机的，一律先申请，经公司负责人批准后方可乘坐飞机。 

2.9到达目的地后，除公司负责人外其他员工原则上（市内）不得乘坐出租车，应乘坐公交汽车。因特殊原因等需乘坐出租车的，应在出租车票背面详细注明时间、起止地点及事由。 

2.10上述住宿费标准为一个标准间标准。同行两人一道出差可一同住宿的仅享受一个标准间住宿标准。       

2.11出差期间因公招待客人、其招待费已报销的，应扣除招待当天的伙食补贴。 

2.12出差时间不足一天，视实际误餐数执行。出差在20公里以内（含市内），不享受伙食补助。

3．销售体系差旅费报销标准

补充说明：

3.1大区经理或区域经理如有特殊情况需乘坐飞机，必须提前向主管领导请示。经批准后，按火车硬卧标准报销。业务助理和初级业务助理不允许坐飞机。

3.2公司不鼓励营销人员自驾车出差，如确有实际情况需自驾车出差，需要驾驶证、行车证等证件齐全，车辆保险完善。费用凭当天加油票和过路、桥票报销，每天交通费用数额大区经理最高不得超过60元，区域经理最高不得超过50元，维修费及违章罚款不予报销。出现交通事故自行处理。业务助理不允许自驾车出差。

3.3所有差费凭实际票报销，遗失不补。地级市之间的车票必须为正规的电脑打印票，严禁更改票额和日期，也不能以其他票充当。每天的住宿费必须齐全，由所住宾馆开具发票或收据，并加盖印章。据实报销，并和出差地一致，每十天为一组，住宿费超限额的按照最高限额报销，低于最高限额的以补助形式报销。没有住宿费发票（或收据），又不能说明原因的，视为旷工。票据造假者，一经查出，按旷工双倍处罚。

3.4就餐以发票形式报销，特殊情况没有发票的，以补助形式报销。

3.5通讯费以公司登记的手机为准，报销时必须为通讯公司机打正式发票（不得重复打印发票，充值卡发票不能报销），全年控制在规定总数以内，超额自负，节约不归自己。

3.6传真、特快等办公费用凭发票实报，由公司全额担负。

3.7营销员在市场出差天数以260天为上限，超过260天后出差费用不再报销。

3.8所有营销员统一回公司开例会，来回长途车票公司全额承担（手续费不予报销），特殊情况乘飞机或自驾车最高按照火车硬卧标准报销。

3.9初级业务助理和业务助理的差旅费由公司和区域经理按照5：5比例分担。

3.10市场推广人员差旅费由公司承担。

3.11差旅费公司和个人按照3：7比例进行分担。

3.12营销员年初第一次出差可向公司借款一次，大区经理（产品经理）5000元，区域经理3500元，业务助理3000元。

实习学生每月借款最高额2500元，每月向公司及时报清账目后，方可支取下次费用。

3.14如个人有应收款，财务在借款或工资中扣除应收款后再支给差费。：

3.15业务员出差每天应将当天差旅费整理好，每10天作为一组进行粘贴报账

3.16回公司后3天内必须整理报完所有费用。

3.17推广人员、业务助理差旅费由主管区域经理审核签字，区域经理差旅费由主管大区经理审核签字，大区经理差旅费由主管副总审核签字。

3.18报账流程：个人填单→区域经理（或大区经理）审核→财务稽查→主管领导抽查 →公司领导抽查→财务报账。

3.19罚则：

（1）财务审核发现账目数额不对，有权予以差额的2-5倍处罚当事人。

（2）财务审核发现票面有弄虚作假现象，予以数额的3-5倍处罚当事人。

（3）公司领导会同财务部每月抽检不低于30%的差费票据，发现有不实问题，每次处罚主管签字人员100元，财务审核人员50元。并通报批评。

3.20非质量原因的退货和调货费用，由所在区域经理、大区经理按照8：2承担。

3.21促销费用：

（1）各区域推广费总额：重点产品及A类产品销售额×3%，年底结算，重点产品及A类产品实际净销售额的3%以内的费用由公司承担，节约不归己，超出部分由公司和市场各承担50%（市场承担部分由片区和大区按8:2的比例分担）。

（2）、各区域进行的所有促销活动必须提前提出推广方案， 经主管大区经理（或部长）审核，市场部按审批权限批准，并经公司财务备案后，方可实施。

（3）、促销费用报销：促销费用必须有客户的确认签字单和费用发票，并附提前批准备案的推广方案，经主管大区经理签字同意、市场部批准、公司财务审核、主管领导签字后方可按制度报销。

3.22查罚、协调、赔偿费用累计总额不得超过区域总销售额的0.3%，低于0.3%由公司全部承担，节省不归己，如超出总销售额的0.3%，则超出部分由公司和责任区域按5：5进行分担。另外单笔罚款在5000元以上的，超出5000元部分的20%在年底奖金中扣出。

3.23未提前备案或未经批准的费用或超出规定由区域承担的费用，由区域经理和大区经理按照8：2分担。

第十条：办公费报销 

行政部负责办公用品统一采购，填写购买办公用品借款单，后附“办公用品请购单”，执行公司借款流程。 

行政部采购专员在借款之后3个工作日内，必须采购完成并办理报销事宜，执行公司费用报销流程。 

第十一条：业务招待费 

1.公司级招待费用原则上由行政部统一安排，统一结算。 

2.部门因公需招待时，应事先申请，经公司负责人批准后方可招待。 

3.进行招待申请时应填写“业务招待申请单”，应详细注明招待时间、地点、对方人员、己方陪同人员等信息。 

4.其它非公招待客人一律由个人承担 

5招待标准

工作餐：每人15元以下

宴会标准：每人50以下；

自助餐：每人80以下

招待标准视招待人和接待人身份而定，普通员工及主管人员招待原则上以工作餐标准为主，经理、总监级别招待客人以宴会标准为上线。副总和总经理招待客人以自助餐标准为上线。超出招待标准，需要接待人上一级领导批准，否则不予以报销。

特殊接待不在此标准之列，但特殊接待程序需要总经理审批。

第十二条：交通费 

原则上应尽量乘坐公交车，特殊情况经部门经理以上（含）事先批准，可以乘坐出租车。报销凭证上需注明时间、路程起始点、外出工作内容。 

第十三条：通讯费 （未出差）

1.普通员工手机通讯补助每月通过工资发放，不再报销； 

2.凡由公司委托银行代扣手机费的，由办公室按照实际金额填写费用报销单报销； 

3.固定电话实行定额制，由办公室统一报销。  

第十四条：未涉及的其它事项发生的费用，根据实际情况，由公司财务部上报总经理办酌情处理。 

                            第三章：报销时间的具体规定 

第十五条：为了方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下： 

1．公司财务部根据实际情况在每星期集中定时进行财务报销。 

2．借款不受以上的时间限制，可随时办理。 

                            第四章：借款标准及流程　 

第十六条：借款标准 

1.员工借款须确有公务需要，个人借款一般不超过其半个月工资额，超过时须有公司担保人（未特别指明担保人时，现金借款单上的部门负责人为默认的担保人，借款人未能偿还借款，由担保人承担连带还款责任）。 

2.试用期员工原则上不允许借款，确需借款的由主管领导担保，方能办理手续，若借款人未能偿还借款，主管领导应负连带责任。 

3.员工因公需要借款时，应合理预计所需金额并填写借款单，经有效批准后到财务部支取现金。 

4.办公人员借用公款，在原有借据未办理报销手续或未还清欠款的不得再借。 

5.借款人员完结事务，在报销时扣回借款，交回剩余现金。因特殊原因当时不能扣回借款或交回现金的，在本月发放工资时扣回。 

6.个人非公原因一律不得向公司借支。 

第十七条：借款流程 

         

 

                              

　　第五章：费用审批管理

第十八条：费用审批管理。 

1.公司负责人在授权内行使审批权。  

2.公司所有货币资金支付的审批权限原则上由公司负责人统一审批。 

3.公司负责人外出时可以指定授权人（电话授权），报财务备案，由公司财务负责人进行复核，对不符合公司财务制度的单据，财务有权拒绝办理，公司负责人回来后要立即补办批准手续。 

4.审批人应当根据上述货币资金授权批准权限的规定，严格在授权范围内进行审批，不得超越审批范围。 

5.货币资金支付的批准方式为书面方式。 

6.公司对货币资金支付的审批建立以 “谁批准，谁负责”为原则的责任追究制度，审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的货币资金负责任，以防范货币资金风险，保证货币资金的安全。对于违反公司财务制度的规定而批准支付的单据，各相应审核人或审批人以失职论处，并对由此引起的不良后果负连带责任。 

7.报销人营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额5—10倍的罚款，情节严重者一律开除并做进一步处理。 

8.审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，对审核人及审批人予以违规报销金额10%--50%的罚款。 

9.因审核过失造成借款人未有效报帐冲销借款，或者无法从工资扣回逾期借款者，经办责任人（含：各级审批人）应承担不低于流失款总额50%的经济责任。按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额，并在坏帐当期应发工资中扣还。 

10.财务人员在收到报销单据后应审核报销单据是否填写、粘贴规范，是否经过有效批准，所附附件是否合法合规等，对符合要求的报销单据应及时制作报销凭证并交与出纳处付款，对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由。 

11.出纳收到报销单后应检查部门负责人、公司负责人（副总）是否齐全，对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销，对于不符合审批手续的报销单出纳有权拒绝报销或付款。 

第六章：附   则 

第十九条：本制度解释权归公司财务部和办公室所有。 

第二十条：本制度经公司内部讨论通过并后生效，修改亦同。 

  

                                                       xx公司

                                                  xx年12月

附件一：

	公司销售人员出差行程表
	姓名：	职务：
编号	时间[年 月 日 时— 日 时]	地点 [县+具体地址 —县+具体地址]	出差事项 【约见（公司+职务+姓名 ）谈（事情）]
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附件二出差审批单

　　单位：                                                                       年     月    日