采购管理制度
一、制定目的：为规范公司物资采购流程，降低采购成本，提高采购工作效率，特制定该管理制度。
二、适用范围：适用于本公司物资采购管理。
三、基本职责划分：公司采购职能由供销科具体负责，主要由财务科根据公司各部门的物资领用计划、仓库库存情况，结合实际生产经营状况，制定各月采购计划（书面形式），提交公司总经理审批后交由供销科执行采购工作，由财务科主要负责对供销科的采购过程进行控制与监督。
四、具体内容
（一）采购物资分类
1、根据物品市场品种分类：该分类方式为供销科执行采购职能时对供应商的选定提供依据。
1.1生产物资采购包括：机器设备，各类五金类配件、易损件，机器设备所需耗用的油类，作业劳保用品，其他各类低值易耗品等。
1.2办公用品采购包括：办公耗材、电脑及配件、其它零星物资等。
1.3生活用品采购包括：生活日用品、环境卫生清洁物品、食堂用品、娱乐设施及易耗品等。
2、根据公司实际使用情况和申购方式分类：该分类方式为各科室物资申购时的申购方式提供依据。主要包括：额定内物品领用类（“额定内物品领用权限表” （权限表链接）），额定外物品领用类，科室专用类（各科室专用物资管理规定 （规定链接））和加急请购类四种。
（二）物资采购申请方式及具体流程：
1、各科室通过填写“额定外计划领料表” （表格式链接）申请。该申请适用于月物资计划请购。具体流程如下：
1.1每月的25号至27号，各科室结合物资实际需求情况，制定次月“额定外计划领料表”，要求对需求物资的需求原因和需求时间进行说明。制定好后上交指定科室处。（注：此计划领料表不硬性规定每个科室都要制定，若在指定时间内未上交此表的科室，则可默认该科室次月领料物品及数量均在额定内。月内，对额定内物品的领用，相关科室负责人签名审批即可，无需经过总经理审批）。
1.2指定科室要求结合各科室的申请，进行需求情况的把关和调查，完成对各科室的“额定外计划领料表”的整合、核准，并于28号前整合好后交财务科。
1.3财务仓库根据“车间次月计划领料表”、“额定内物品领用权限表”、 “额定外计划领料表”、各二级仓库计划请购表及仓库物品库存情况制定“仓库计划请购总表” （表格式链接），并于29号前完成后交总经理审批。
1.4总经理将核准的“仓库计划请购总表”于月末前交供销科。供销科结合物资的需求情况，对物资申购的合理性进行再把关和初步的市场了解和购买时间确定，并发回给总经理确定核准采购时间。总经理需于月末前将汇总表打印、批复，下达给供销科于次月执行采购工作。
2、各科室通过填写“专用物品计划申购表” （表格格式链接）申请；该申请适用于月物资计划请购。具体申购流程如下：
2.1每月的25号至27号，各科室结合专用物资实际库存及次月需求情况，需要的科室制定次月“专用物品计划申购表”，并于28号前交总经理审批。
2.2总经理将审核后的“专用物品计划申购表”交供销科。供销科结合物资的需求情况，对物资进行初步的市场了解和购买时间确定，发回给总经理确定核准采购时间并完成“科室计划专购（采购联）”。于28号前将“科室计划专购（采购联）、各科室联”表交供销科及相关科室。
2.3“科室计划专购表”月内采购完成时，由各相关科室进行评价、登记，完成评价的表需附于相关物品采购费用报销单据上，作为费用报销重要的原始依据。
3.各科室通过填写“专用物资临时请购申请表” （表格格式链接）申请；该申请适用于月内加急请购。具体申购流程如下：
3.1各科室如出现月中科室专用物品无库存又急需使用，而上月又没考虑周全未制定次月“专用物品计划申购表”时，可填写“专用物资临时请购申请表”，并直接上交总经理审批。
3.2总经理审核后，发给供销科。供销科结合物资的需求情况，对物资进行初步的市场了解和购买时间确定，并发回给总经理批复。总经理确定合理后将表批复、打印和签字，下达给供销科执行采购工作。
4、财务科通过填写“加急请购单” （表格格式链接）申请；该申请方式为月内加急请购。具体申购流程如下：
4.1对月内有科室需领用的物资仓库无作请购计划又无库存或数量不足或临时补充库存所需的，可填写“加急请购单”进行加急申购。
4.2财务科按照“加急请购单”的填写要求，写明需求部门、质量要求、申购原因等，由财务科负责人签名批准后，交给总经理签名审批。
4.3总经理审批后交供销科。供销科结合物资的需求情况，对物资进行初步的市场了解和购买时间确定，供销科长进行签名确认后，安排采购工作。
4.4“加急请购单”分为四联，分别为：申请部门（白联）、供销部（红联）、总经办（绿联）、仓库（黄联），各联单据按规定交给相关科室进行保管，由总经理负责对物品采购、入库情况的监管和跟进汇报。
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（三）物资采购方式及具体流程：供销科在接到公司下达的物资月计划请购、各加急请购的任务后，分析物品的市场品种，确定采购方式。主要包括现付采购方式、月结付款采购方式和签订合约采购方式三种。
1、现付采购方式：即采购物资时现场付款并获取付款发票、收据作为物资入库、报账的依据。该方式主要用于对低值零星物资的采购。如清洁用具、娱乐设施消耗品、零星工程用料等。具体采购流程如下：
1.1询价、比价、议价：供销科在确定物资为现付采购方式后，对已掌握供应信息的物资，进行电话询价；对一些比较少用未掌握供应信息的物资，则到市场中寻找，现场询价。遵循质量第一、价格第二和货比三家的原则，追求物美价廉的目标。由供销科采购员进行询价、比价统计，交供销科科长审批、调查和安排议价。
1.2请款方式：物资采购请款方式主要有两种：一是进行计划预支 （计划预支表格式链接），主要适用于月采购计划。供销科结合次月公司请购计划，对现付物品进行询价、比价统计后，根据估算的购买总价和预定的采购时间，制定次月预支计划表，于月末前递交给总经理审批、打印和颁布执行，供销科次月按照预支计划到财务科支款采购；二是按照借款规定 （规定链接）借款采购，主要适用于月内加急请购物资，公司对借款权限作了明确规定，购买物资借款超过2000元的，需提交给总经理审批。
1.3选定、采购：供销科通过议价后，选定采购供应商，请款工作完成后，安排出车采购（注：本公司采购物流安排主要由供销科负责）。在采购物品的同时需现场获取款额发票或收据，作为物品入库办理的依据。
1.4入库办理：供销科将物资采购回公司后，随同相应物资的发票或收据一起拿到财务仓库办理入库，仓管员结合请购计划申请表（财务联）进行核对是否有该项物资的申购，并对物品的质量、数量、规格型号等进行检查，确认无误后填写入库单 （入库单格式表链接），入库单需仓管员、送货人和财务仓库主管人签名确认，手续完成后，存根联、财务联由财务科留存，对账联交供销科报销用。
1.5报销程序：供销科完成入库办理工作后，在 天内？填写支付证明单 （支付证明单格式链接），按照公司的支付证明单填写权属规定 （规定链接）进行账务报销。计划预支表上该如何后续做？为借据方式采购的物资，报销时还需完成什么后续工作？
1.6采购统计管理：供销科执行公司所有物资的采购职能，需确保采购工作的有序、高效地进行，供销科对每一项物资采购的完成情况，安排统计员进行完成情况的统计、跟进和汇报。
2、月结付款采购方式：公司与相应物资的供应商建立长期合作的方式，采购的物资到月末时进行对账、开具发票、付款结算。该方式主要用于对公司生产经营常用、易耗、数量大物资的采购。如生产易耗设备、五金备件、劳护用品、办公耗材、电脑及配件等。具体采购流程如下：
2.1询价、比价、议价：供销科在日常的采购工作中，要时常分析供应商的产品价格、质量、供货能力、销售业绩、售后服务等情况，选定长期合作的月结付款采购供应商。接到采购任务，在确定物资为月结付款采购方式后，选取相应的月结付款供应商，进行电话询价；遵循质量第一、价格第二和货比三家的原则，追求物美价廉的目标。由供销科采购员进行询价、比价统计，交供销科科长审批、调查和安排议价。
2.2选定、采购：供销科通过议价后，选定采购供应商，按计划安排出车采购。在采购物品的同时需现场获取对账单（对账单需采购经手人签名确认），作为物品入库办理的依据。
2.3入库办理：供销科将物资采购回公司后，随同相应物资对账单一起拿到财务仓库办理入库，仓管员结合请购计划申请表（财务联）进行核对是否有该项物资的申购，并对物品的质量、数量、规格型号等进行检查，确认无误后填写入库单，入库单需仓管员、送货人和财务仓库主管人签名确认，手续完成后，存根联、财务联由财务科留存，对账联交供销科统计做账。
2.4账目统计管理：供销科需将月结付款采购的物资进行账目统计和分类汇总，并分类整理好对账单、入库单，交财务科月末与供应商对账结算用。
3、签订合同采购方式：即与供应商以签订合同的方式进行物资购买。该方式主要用于质量要求高、价值高的物资的采购。如大型生产设备、高额资产等。具体采购流程如下：
3.1询价、比价、议价：供销科在确定物资为签订合同采购方式后，通过查询以往购销合同、网上查询、人际关系网了解等方式寻找供应商。遵循质量第一、价格第二和货比三家的原则，追求物美价廉的目标。通常由供销科长、采购员共同寻找供应商，进行询价、比价和议价，并起拟产品购销合同，合同需明确产品规格、质量标准、保修期限、付款方式、纠纷处理等问题。完成后提交总经理审批、打印和签订，合同签订好后递交复印件给供销科和财务科，作为采购和付款的依据。
3.2请款方式：按照合同约定的支付方式，由供销科填写支付证明单交给财务科科长签名确认，然后交总经理审批，再交给财务科出纳处付款。
3.3入库办理：供销科将物资采购回公司后，随同相应物资的发票一起拿到财务仓库办理入库，仓管员结合请购计划申请表（财务联）进行核对是否有该项物资的申购，确认无误后填写入库单 （入库单格式表链接），入库单需仓管员、送货人和财务仓库主管人签名确认，手续完成后，存根联、财务联由财务科留存，对账联交供销科统计做账。
3.4采购统计管理：供销科执行公司所有物资的采购职能，需确保采购工作的有序、高效地进行，供销科对每一项物资采购的完成情况，安排统计员进行完成情况的统计、跟进和汇报。
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五、本制度解释权归？公司。此规定至签发之日起开始执行。